6 Tipps zum Erstellen von HubSpot Workflows

Als System für Marketing Automation kann Ihnen HubSpot wiederkehrende Arbeitsschritte abnehmen und damit für eine größere Effizienz sowie für mehr Freude an der Arbeit sorgen. Dies gelingt mit den HubSpot Workflows.

Das versteht man unter einem Workflow

Ein Workflow dient zur Automatisierung bestimmter stetig wiederkehrender Marketingaufgaben. Mithilfe eines Workflows ist es möglich, standardisierte Arbeitsschritte automatisch, das heißt ohne eigenes Zutun, ablaufen zu lassen. Je nach Ausmaß der Automatisierung können Workflows Sie nicht nur bei der Leadgenerierung, sondern auch beim Lead-Nurturing sowie beim Verkaufsabschluss unterstützen.

Konkret können Sie mit HubSpot folgende Workflows erstellen:

• Kontaktbasierte Workflows
  
  
• Unternehmensbasierte Workflows
  
  
• Dealbasierte Workflows
  
  
• Angebots- sowie ticketbasierte Workflows
  
  

Alle HubSpot Workflows funktionieren dabei grundsätzlich nach dem gleichen Prinzip: Ein auslösendes Moment (Trigger) setzt eine oder mehrere Aktionen in Gang. Dabei gibt es zwei Möglichkeiten: Entweder HubSpot erledigt die Aktionen automatisch oder die Software leitet sie an den zuständigen Mitarbeiter weiter.

In der Praxis kann dies beispielsweise so aussehen:

• Trigger
  Ein Lead lädt sich ein Whitepaper auf Ihrer Webseite herunter und hinterlässt zu diesem Zweck seine E-Mail-Adresse.
  
  
• Aktion
  Dem Lead wird eine E-Mail mit weiteren relevanten Inhalten zugesendet.

In dem oben genannten Fall führt HubSpot automatisch die durch den Trigger ausgelöste Aktion aus. Stattdessen kann HubSpot eine Aktion auch an einen Mitarbeiter weiterleiten:

• Trigger
  Aus besuchten Blogartikeln und / oder Webseiten geht hervor, dass sich ein Lead für ein bestimmtes Thema besonders interessiert.
  
  
• Aktion
  Im CRM eines Sales-Mitarbeiters wird automatisch eine Task erstellt, die den Mitarbeiter über die Interessen des Leads informiert. Beim nächsten Gespräch mit dem Lead kann der Mitarbeiter so auf dessen individuelle Interessen eingehen. 
  
  

Diese Vorteile bieten Workflows

Marketing-Automation und Workflows können Ihre Arbeitslast erheblich reduzieren. Aufgaben wie das Einpflegen von Daten oder das Versenden standardisierter E-Mails mit dem immer gleichen Inhalt müssen nicht von Ihnen oder Ihren Mitarbeitern ausgeführt werden. Sie können genauso gut automatisch von einer Software erledigt werden. Das bringt den großen Vorteil mit sich, dass sich Ihre Marketing- und Sales-Teams vollständig auf die Aufgaben konzentrieren können, die tatsächlich Kunden oder Umsatz generieren.

Mit der Automatisierung wiederkehrender Prozesse sinkt außerdem die Anfälligkeit für Fehler. Stellen Sie sich vor, Sie müssen Tausende E-Mails manuell verschicken. Den Überblick zu behalten ist dabei so gut wie unmöglich. Es ist nur eine Frage der Zeit, bis sich Fehler einschleichen, manche Kunden übersehen werden und die Qualität nachlässt. Auch personalisierte E-Mails lassen sich automatisiert verschicken. Das System greift hierfür auf eine Bibliothek mit vorbereiteten Elementen zurück. In der Marketingkommunikation sorgen Workflows für eine konstant hohe, wiedererkennbare Qualität, die Ihrer Marke zugutekommt.

Ein gut eingerichteter Workflow arbeitet zuverlässig und benötigt darüber hinaus nur wenig Pflege. Das bedeutet langfristig: höhere Produktivität zu niedrigen Kosten.

So erstellen Sie zuverlässige Workflows in HubSpot

Workflows bringen einige Vorteile wie Arbeitsentlastung und Steigerung der Effizienz mit sich. Bei der Erstellung gibt es ein paar Dinge zu beachten:

1. Befassen Sie sich mit Ihren Arbeitsabläufen

Damit Sie in vollem Umfang von den Vorteilen Ihrer Workflows profitieren können, ist es ratsam, sich zunächst ausführlich mit den zu automatisierenden Prozessen zu befassen. Wie viele Schritte werden abgearbeitet? Welche Abteilungen und welche Personen sind involviert? Das Potenzial der Marketing-Automatisierung kann sich erst dann vollständig entfalten, wenn Sie verschiedene Workflows in einem durchdachten Konzept aufeinander abstimmen. Nehmen Sie sich deshalb ausreichend Zeit für die Erstellung eines solchen Konzepts. Analysieren Sie das Zusammenspiel der einzelnen Abteilungen und legen Sie jeden einzelnen Arbeitsschritt offen.

2. Sortieren Sie Ihre Kundendaten nach bestimmten Kriterien

Auch wenn bestimmte Arbeitsschritte von einer Software übernommen werden, darf ein wichtiges Merkmal für erfolgreiches Marketing nicht vernachlässigt werden: Die Personalisierung. Damit Sie für Ihre Kundinnen und Kunden persönliche Erlebnisse schaffen können, ist es nötig, die entsprechenden Daten nach bestimmten Kriterien zu sortieren. Je nach Anlass und Ziel legen Sie anschließend entsprechende Merkmale als Trigger fest. Treffen diese Merkmale auf eine Person zu, startet der automatisierte Prozess.

3. Pflegen Sie Ihren Datenbestand

Sie können nur dann personalisierten Content anbieten, wenn die nötigen Daten getrackt und auf übersichtliche Weise zur Verfügung gestellt werden. Daraus folgt: Pflegen Sie Ihren Datenbestand, denn er ist die Grundvoraussetzung für einen reibungslos ablaufenden Workflow. Weiterhin sollten sämtliche relevanten Kundendaten von allen Abteilungen zentral gesammelt und genutzt werden. Stellen Sie also sicher, dass alle Mitarbeiter Zugriff auf die zentrale Datenbank haben und bauen Sie Datensilos ab.

4. Legen Sie Ihre Ziele fest

Zu einem strukturierten Vorgehen gehört auch die Definition eines Ziels. Nur so können Sie entscheiden, welche Schritte und Aktionen wirklich notwendig sind. Behalten Sie dabei nicht nur das große Endziel im Auge, sondern fügen Sie kleinere Zwischenziele mit in Ihre Strategie  ein. Auf diese Weise wird Ihnen die Pflege der Datenbank leichter fallen. Wenn mit einem Kontakt ein bestimmtes Ziel erreicht wurde, können Sie ihn einfach entfernen. Damit wird zum Beispiel verhindert, dass ein Lead den gleichen Inhalt mehrmals zugeschickt bekommt.

5. Testen Sie Ihre Workflows

Bevor Kontakte mit in einen Workflow eingebunden werden, sollten Sie den Workflow zunächst ausführlich intern testen. Hierfür stellt HubSpot eine Testfunktion zur Verfügung. Auf diese Weise lässt sich überprüfen, ob

• die Kontakte, die Sie in dem Workflow aufnehmen wollen, tatsächlich den eingestellten Aufnahmekriterien entsprechen
  
  
• die eingebauten Trigger/Aktion-Verzweigungen nachvollziehbar sind und auch nach Ihrem Willen funktionieren
  
  
• es Schwierigkeiten bei der Aktualisierung von Merkmalen gibt
  
  

Mithilfe des Tests können Sie schnell Fehler erkennen und eliminieren, sodass die Workflows reibungslos ablaufen können. Daher ist es lohnend, die Workflows vor ihrem eigentlichen Einsatz zu testen und darüber hinaus regelmäßig nach möglichen Problemen Ausschau zu halten.

6. Geben Sie Ihren Workflows einen Namen

Wenn Sie mehrere Workflows erstellen, kann es leicht zu Verwirrungen kommen. Um dem entgegenzuwirken, ist es ratsam, eine einheitliche Naming Convention aufzubauen, nach dem die einzelnen Workflows benannt werden. Orientieren Sie sich bei der Namensgebung an bestimmten Kriterien, welche die jeweiligen Workflows erfüllen. Diese können zum Beispiel die getriggerte Aktion oder die zugehörige Phase der Buyers Journey sein.

Fazit

Die Automatisierung immer wiederkehrender Arbeitsschritte nimmt Ihnen nicht nur den ermüdenden Teil Ihrer Arbeit ab. Workflows senken langfristig gesehen außerdem Ihre Kosten und gestalten kritische Prozesse hochwertiger und sicherer. Die Erstellung von Workflows ist zunächst mit zeitlichem Aufwand verbunden. Damit sich dieser langfristig lohnt, lernen Sie zunächst die zu automatisierenden Prozesse kennen und legen Sie die einzelnen Schritte offen. Ein strukturiertes Vorgehen mit einem definierten Ziel ist auch in Sachen Automatisierung unumgänglich.

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