ERP und CRM – Welches System sollten Sie wählen?

Es gibt unterschiedliche Softwarelösungen auf dem Markt, die Unternehmen dabei unterstützen, effizienter, besser und wirtschaftlicher zu arbeiten. Auch CRM- und ERP-Systeme sind heute fester Bestandteil vieler Betriebe. Durch die Bereitstellung von Informationen und Daten sowie die Automatisierung zahlreicher Routinetätigkeiten sorgen die Systeme für Transparenz und erleichtern den Arbeitsalltag. Welche Unterschiede es zwischen den beiden Systemen gibt und welche Vorteile sich aus der Nutzung dieser für das Unternehmen ergeben, erfahren Sie hier.

Sowohl CRM- als auch ERP-Systeme optimieren die firmeninternen Abläufe und sind dadurch eine große Unterstützung für viele Unternehmen. Während der Fokus von CRM-Systemen auf der Beziehung von Unternehmen und seinen Kunden liegt, steuern ERP-Systeme Geschäftsprozesse, welche sich auf so gut wie alle Abteilungen des Unternehmens erstrecken. Obwohl die Systeme in einigen IT-Landschaften gemeinsam zum Einsatz kommen, sich überschneiden oder parallel zueinander eingesetzt werden, betrachten wir im Folgenden die Unterschiede und Vorteile der Systeme als eigenständige Anwendungen.

Was versteht man unter ERP-Systemen?

Die Abkürzung ERP steht für „Enterprise-Ressource-Planning“. Dementsprechend befassen sich die Kernfunktionen der Software mit der Steuerung der Ressourcen eines Unternehmens. Von der Lagerhaltung und der Produktion bis hin zu Lieferketten und dem Finanzmanagement – ERP-Systeme umfassen zahlreiche Bereiche eines Unternehmens. Dabei ermöglichen sie die Zusammenführung aller relevanten Informationen in einem zentralen Knotenpunkt. Insbesondere in größeren Unternehmen werden so die Vernetzung verschiedener Bereiche sowie ein effektiver Informations- und Datenaustausch ermöglicht. Die Transparenz in den Geschäftsprozessen und die Automatisierung zahlreicher Prozesse erleichtert darüber hinaus die systematische Planung und Einsparung der Ressourcen.

Was ist ein CRM-System?

Die Abkürzung CRM steht für „Customer-Relationship-Management“. Der Fokus dieser Systeme liegt eindeutig auf der Beziehung der Kunden zum Unternehmen. Daher sind die Funktionen des Systems optimal auf diesen Aspekt zugeschnitten. Mithilfe eines modernen CRM-Systems werden alle Interaktionen mit bestehenden und potenziellen Kunden in einer einheitlichen Datenbank gespeichert. Die Erfassung und Strukturierung aller relevanten Daten ermöglicht es, das Marketing abgestimmt auf die Kundenbedürfnisse auszurichten und stellt Informationen für alle weiteren Prozesse zur Verfügung. Die starke Vernetzung von Vertriebs- und Marketingabteilung durch ein CRM-System erleichtert sowohl die Neukundengewinnung als auch die Pflege von Bestandskunden.

Welche Unterschiede gibt es zwischen CRM- und ERP-Systemen?

ERP-Systeme erfüllen zum Teil ähnliche Funktionen wie CRM-Systeme. Allerdings fokussieren sich beide Systeme auf unterschiedliche Bereiche. Während ein ERP-System eine Komplettlösung bietet, um sämtliche Geschäftsprozesse zu verwalten, zu steuern und zu analysieren, konzentriert sich das CRM-System auf die Vorgänge hinsichtlich der Akquisition und der Betreuung von Kunden. Folgende Unterschiede zeichnen sich zwischen den beiden Systemen ab:

  • Umfang
    ERP-Systeme haben das gesamte Unternehmen im Blick. CRM-Systeme hingegen konzentrieren sich auf Vertrieb, Marketing und Kundenbetreuung. Daher sind ERP-Systeme umfassender. Jedoch besitzen CRM-Systeme meist Schnittstellen, um in Kombination mit einem ERP-System zum Einsatz zu kommen.

  • Ausrichtung
    Der Fokus von CRM-Systemen liegt auf Marketing, Vertrieb und Kundenakquise. Grundsätzlich dienen die vorhandenen Funktionen der Verwaltung externer Kontakte. ERP-Systeme sind hingegen auf das Unternehmen an sich ausgerichtet. Sie bieten Funktionen, um die internen Geschäftsprozesse abzubilden und zu steuern.

  • Zielsetzung
    Der Zweck von CRM-Software sind die Erleichterung der Leadgenerierung, Neukundengewinnung und die Stärkung der Beziehung zu Bestandskunden. Daher ist die Steigerung des Umsatzes ein grundlegendes Ziel dieser Systeme. ERP-Systeme sollen die Steuerung der Ressourcen erleichtern, das Ziel liegt folglich in der Reduzierung der Kosten. Neben diesen Primärzielen ist es durch beide Systeme möglich, sowohl den Umsatz zu steigern als auch Kosten zu reduzieren.

 

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Welche Vorteile ergeben sich durch die Nutzung von ERP- und CRM-Systemen?

Um die Vorteile der beiden Systeme vollumfänglich ausschöpfen zu können, ist zunächst ein gewisser Aufwand nötig. Denn sowohl ERP- als auch CRM-Systeme bieten umfangreiche Funktionen und basieren auf komplexen Architekturen. Dabei gibt es Unterschiede in der Benutzerfreundlichkeit der Anwendungen verschiedener Anbieter. Auch bei benutzerfreundlichen Anwendungen benötigen die Nutzer jedoch eine gewisse Zeit, um die Systeme gänzlich zu durchdringen. Die Grundlage für die erfolgreiche Nutzung eines neuen Systems wird dabei bereits während der Implementierungsphase gelegt. Bei optimaler Verwendung bieten CRM- und ERP-Systeme folgende Vorteile:

  • Exakte Erstellung von Angeboten
    CRM- und ERP-Systeme gewähren allen Mitarbeiter stets Zugriff auf aktuelle Daten. In einem ERP-System beispielsweise auf die Anzahl der verfügbaren Produkte und die gegenwärtigen Preise. Mitarbeiter im Verkauf, egal ob im Außendienst oder im Innendienst, sind dadurch jederzeit in der Lage, akkurate und präzise Angebote für potenzielle Kunden zu erstellen.

  • Optimierungspotenziale
    Die computergestützte Verwaltung eines Unternehmens bietet den Vorteil, dass alle Daten über Jahre hinweg gespeichert werden und zugängig bleiben. Die Analyse von Umsätzen, Kosten und anderen Faktoren gestaltet sich dadurch um einiges einfacher als in Unternehmen, welche sich für sämtliche Prozesse auf Excel-Dateien oder Stift und Papier verlassen. Analysten haben jederzeit Zugriff auf relevante Unternehmensinformationen und können so Einflussfaktoren und Optimierungspotenziale aufdecken.

  • Erleichterte Kommunikation
    Alle Informationen und Daten werden durch ERP- und CRM-Systeme ohne Verzögerung weitergeleitet und können zudem zur Kommunikation zwischen den Abteilungen dienen. Jede Abteilung hat über die Systeme Zugriff auf aktuelle und zuverlässige Daten. Diese schnelle und einfache Kommunikation ermöglicht eine engere Verbindung zwischen unterschiedlichen Abteilungen und kann dabei unterstützen, eventuelle Problematiken oder Engpässe aufzudecken.

  • Effiziente Zusammenarbeit
    Die doppelte Ausführung von Prozessen und das unnötige Erledigen bereits ausgeführter Arbeitsschritte kostet viel Zeit. Umfassende Systeme, in denen alle Aktivitäten aufgezeichnet werden, verhindern, dass kostbare Zeit für derartige Dopplungen verloren geht. Der Austausch unter den Mitarbeitern wird dadurch erleichtert und wertvolle Zeit eingespart.

CRM- oder ERP-System?

ERP-Lösungen umfassen meist an breites Spektrum an Funktionen. Unter anderem decken sie auch Funktionen ab, die Teil eines CRM-Systems sind. Jedoch fehlt bei ERP-Systemen häufig der erweiterte Funktionsumfang, den moderne CRM-Systeme anbieten. Darunter fallen beispielsweise Tools für die Berichterstattung und die Analyse. Welches der beiden Systeme sich besser für Ihr Unternehmen eignet, ist abhängig von der grundsätzlichen Auslegung des Unternehmens und weiteren Faktoren. Gibt es bereits effektive und zufriedenstellende Lösungen für Buchhaltung, Lieferketten und Personalwesen, ist ein ERP-System meist nicht unbedingt erforderlich. Liegt der Fokus des Unternehmens hauptsächlich auf dem Kundenkontakt, wird sich ein CRM-System definitiv rentieren.

Auch die kombinierte Nutzung beider Systeme ist möglich, sofern das vorhandene Budget dies zulässt. Die meisten ERPs ermöglichen eine nahtlose Integration zu einem CRM-System. Die ideale Integration und der reibungslose Informationsfluss zwischen den Systemen sind dabei unbedingt erforderlich, damit alle Prozesse optimal ablaufen können.

ERP, CRM oder beides? Unser Fazit

Sowohl ERP- als auch CRM-Systeme unterstützen Unternehmen bei der Optimierung unternehmensinterner Abläufe. Während der Fokus des CRM-Systems auf der Kundenakquise und der Pflege von Bestandskunden liegt, umfassen ERP-Systeme zahlreiche Bereiche eines Unternehmens und dienen hauptsächlich der Steuerung von Ressourcen. Beide Anwendungen sorgen für eine verbesserte Kommunikation – sowohl intern als auch extern. Trotz der unterschiedlichen Zielsetzung der Systeme unterstützen beide sowohl bei Umsatzsteigerung als auch bei der Senkung der Kosten. Abhängig von den Anforderungen eines Unternehmens können beide Systeme einen echten Mehrwert für das Unternehmen bieten. Aber auch in Kombination kann der Nutzen der beiden Anwendungen enorm sein.

Bei der Wahl des passenden Systems gibt es einiges zu beachten. Sollten Sie bei der Entscheidung für ein ERP- oder CRM-System Beratung benötigen, können Sie sich jederzeit an uns wenden. Als erfahrene Online-Marketing-Agentur unterstützen wir Sie bei Ihrem individuellen Anliegen und freuen uns auf Ihre Anfrage.